Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), dalej: „rozporządzenie 2016/679”, poniżej zamieszczamy informacje o tym, w jaki sposób i na jakich zasadach przetwarzamy w Fundacji Centrum Odnawialnych Źródeł Energii i Efektywności Energetycznej Państwa dane osobowe.

W przypadku realizacji poszczególnych projektów i kategorii usług udzielamy Państwu każdorazowo także szczegółowych informacji związanych z przetwarzaniem danych dla celów związanych z tymi projektami oraz działaniami Fundacji.

Administratorem większości danych osobowych, które przetwarzamy jest Fundacja Centrum Odnawialnych Źródeł Energii i Efektywności Energetycznej (zwana dalej „Fundacją”), reprezentowana przez jej Prezesa Wolfganga Reinhard – Bedelmann z siedzibą w Białymstoku, przy ul. Świętojańskiej 24.

Fundacja przetwarza także dane osobowe w imieniu i na rzecz innych podmiotów, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. W takich przypadkach każdorazowo przekazywane są Państwu szczegółowe informacje o Administratorze Państwa danych osobowych.

Państwa dane przetwarzamy w następujących celach:

  • Realizacja projektów (w tym projektów finansowanych ze źródeł europejskich i źródeł krajowych), obejmujących: świadczenie usług informacyjnych, szkoleniowych i doradczych, organizacji staży i wymiany międzynarodowej, świadczenie usług pośrednictwa w kontaktach biznesowych i wymiany informacji gospodarczej oraz realizacji wszelkich usług i świadczeń przysługujących uczestnikom szkoleń.
  • Realizacji usług informacyjnych, szkoleniowych i doradczych w ramach usług własnych świadczonych przez Fundację oraz wszelkich innych usług dla klientów, realizowanych w ramach działalności gospodarczej Fundacji.
  • Rekrutacji i zatrudnienia personelu, w tym pracowników i stałych współpracowników.
  • Angażowania dostawców towarów i wykonawców usług na rzecz Fundacji.
  • Prowadzenia sprawozdawczości, rozliczeń i rachunkowości Fundacji.
  • Marketingu usług Fundacji, zarówno realizowanych w ramach projektów, jak i w ramach działalności własnej Fundacji, w oparciu o statut Fundacji.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Każdy proces przetwarzania danych w Fundacji opiera się na podstawach prawnych określonych w rozporządzeniu 2016/679, a w szczególności:

  1. W odniesieniu do projektów: podstawę prawną stanowią:
    • niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (realizacji projektów w ramach programów określonych w prawie UE i prawie polskim);
    • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych (realizacja działań statutowych Fundacji);
    • niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
    • w przypadku projektów, w przypadku których Administratorami są inne podmioty, podstawę prawną przetwarzania stanowią umowy powierzenia przetwarzania danych.
  2. Podstawy prawne dotyczące realizacji usług własnych, w tym świadczonych w ramach działalności gospodarczej Fundacji to:
    • niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
    • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
    • niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w zakresie dokumentowania wykonanych czynności i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz przepisów dotyczących rachunkowości).
  3. W odniesieniu do rekrutacji i zatrudniania personelu podstawę prawną stanowią:
    • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (rekrutacja pracowników);
    • niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
    • niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w tym zwłaszcza obowiązki związane z zatrudnieniem wynikające z Kodeksu pracy oraz przepisów związanych z ubezpieczeniem społecznym);
    • w przypadku danych wykraczających poza określony w przepisach prawa zakres – zgoda osoby, której dane dotyczą.
  4. Podstawy prawą dla przetwarzania danych dostawców towarów i wykonawców usług na rzecz Fundacji stanowią:
    • niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
    • niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w tym zwłaszcza obowiązki związane z wykonywaniem przepisów o rachunkowości oraz przepisów podatkowych);
    • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych (utrzymywanie kontaktów z dostawcami, zamawianie towarów i usług).
  5. Postawy prawne przetwarzania danych dla celów sprawozdawczości, rozliczeń i rachunkowości Fundacją to:
    • niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w tym zwłaszcza obowiązki związane z wykonywaniem przepisów dotyczących prowadzenia sprawozdawczości Fundacji, rachunkowości oraz przepisów podatkowych).
  6. Podstawy prawne przetwarzania danych w celach marketingowych Fundacji to:
    • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych, jakim jest promocja usług oferowanych przez Fundację;
    • zgoda osoby, której dane dotyczą.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia zawieranie z Fundacją umów, a także skorzystanie z usług Fundacji, zarówno w ramach projektów, usług własnych Fundacji, jak i otrzymywania informacji o oferowanych przez Fundację usługach.

Jak długo przetwarzamy Państwa dane?

W większości przypadków przetwarzamy Państwa dane, tak długo jak przewidują to przepisy prawa, w tym w szczególności:

  • w odniesieniu do danych związanych z zatrudnieniem – okres ten wynosi 50 lat (w oparciu o przepisy ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych);
  • w odniesieniu do danych związanych z wykonywaniem umów oraz rachunkowością i rozliczeniami podatkowymi – okres ten wynosi nie krócej niż 5 lat od licząc od końca roku, w którym dokonano ostatniej czynności w odniesieniu do danych danego podmiotu (w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości), o ile nie wystąpi konieczność przedłużenia tego okresu w celu dochodzenia i obrony roszczeń.

W przypadku projektów – dane przetwarzane są tak długo, jak przewidują to przepisy dotyczące okresów archiwizacji dokumentacji projektowej oraz regulujące okres utrzymania projektu.

W pozostałych przypadkach przetwarzamy Państwa dane do czasu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym przetwarzania danych dla celów marketingowych), o ile nie występują okoliczności mogące ograniczać prawo do sprzeciwu.

W przypadku, gdy Państwa dane przetwarzamy na podstawie udzielonej nam przez Państwa zgody, dane będziemy przetwarzać do czasu cofnięcia tejże zgody.

Kto może przetwarzać Państwa dane?

W Fundacji podane przez Państwa dane przetwarzane są wyłącznie przez przeszkolony personel, upoważniony do przetwarzania danych oraz zobowiązany do zachowania wszelkich przetwarzanych danych w tajemnicy.

Komu przekazujemy Państwa dane?

Państwa dane przekazywane są instytucjom takim jak ZUS, urzędy skarbowe, banki w związku z realizacją umów, które Państwo z nami zawierają.

Dane przekazujemy także instytucjom, którym Fundacja zobowiązana jest przedkładać sprawozdania z działalności, sprawozdania i rozliczenia z realizacji projektów oraz wszelkie inne sprawozdania i raporty wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

Dane mogą być także przekazywane partnerom uczestniczącym w projektach oraz w szerszych sieciach współpracy, związanych ze świadczeniem Państwu usług.

W przypadku, gdy Fundacja zleca wykonanie usług innym podmiotom, dane te mogą być przekazywanie także podmiotom przetwarzającym, z którymi Fundacja zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych.

Dane mogą być także przekazywane organom publicznym w ramach prowadzonych przez te organy postępowań.

Jakie przysługują Państwu prawa?

Przysługują Państwu następujące prawa, wynikające z przepisów rozporządzenia 2016/679:

  • prawo żądania dostępu do danych osobowych oraz ich poprawiania;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub prawo do usunięcia danych, o ile nie występują okoliczności ograniczające realizację tych praw;
  • prawo do cofnięcia zgody, jeśli dane przetwarzamy w oparciu o jej udzielenie;
  • prawo wniesieni skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy przekazujemy Państwa dane do krajów trzecich, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy.?

Co do zasady Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Czy Państwa dane podlegają automatycznemu podejmowaniu decyzji i profilowaniu?

Państwa dane nie są wykorzystywane przez Fundację w celu podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu,

Jak skontaktować się z nami w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych?

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych przez Fundację, w tym w celu realizacji swoich praw, mogą się Państwo kontaktować z nami za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@centrumenergii.com lub kierując korespondencję na adres Fundacji: Fundacja Centrum Odnawialnych Źródeł Energii i Efektywności Energetycznej, ul. Świętojańska 24, 15-277 Białystok.